Załatwianie spraw

Informacje udzielane telefonicznie przez Dział Obsługi Klienta

• Dział Obsługi Klienta udziela wyjaśnień lub instruuje klienta w zakresie trybu załatwiania spraw klienta w oparciu między innymi o: ustawy, rozporządzenia, uchwały Rady Miejskiej, regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków, uchwały Zarządu, dane zawarte w systemie komputerowym, ulotki informacyjne, druki, informacje zawarte we wzorze umowy na dostawę wody i odprowadzanie ścieków wraz z załącznikami, wykaz odpłatnych usług świadczonych przez Spółkę oraz w oparciu o informacje uzyskane z właściwej komórki organizacyjnej.
• Pracownik działu wypełnia w trakcie rozmowy z klientem właściwy druk dla zgłoszonego zapytania.
• W przypadku sprawy nietypowej podaje klientowi numer telefonu (nr pokoju) i nazwisko odpowiedniego pracownika w komórce merytorycznej, jeżeli zagadnienie wymaga szczegółowego omówienia. 

Przyjmowanie klientów przez Dział Obsługi Klienta

• Pracownik Działu Obsługi Klienta udziela wyjaśnień lub instruuje klienta w zakresie trybu załatwiania spraw klienta w oparciu między innymi o: ustawy, rozporządzenia, uchwały Rady Miejskiej, regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków, uchwały Zarządu, dane zawarte w systemie komputerowym, ulotki informacyjne, druki, informacje zawarte we wzorze umowy na dostawę wody i odprowadzanie ścieków wraz z załącznikami, wykaz odpłatnych usług świadczonych przez Spółkę oraz w oparciu o informacje uzyskane z właściwej komórki organizacyjnej.
• Pracownik Działu Obsługi Klienta wydaje klientowi odpowiednie druki, a w razie potrzeby pomaga klientowi je wypełnić.
• W przypadku pozostawienia przez klienta własnego wniosku sprawdza, czy zawarte w nim informacje są pełne. Jeżeli występują braki w dokumentacji pracownik biura informuje o tym klienta i prosi o ich uzupełnienie.
• Dział Obsługi Klienta przyjmuje druk wraz z niezbędnymi dokumentami lub własny wniosek klienta z załącznikami. Oryginał pisma i jego kopia lub kserokopia są oznaczone pieczątką wpływu zawierającą następujące informacje: datę wpływu, numer sprawy wraz z oznaczeniem miejsca rejestracji, komórkę rozpatrującą sprawę oraz termin i sposób odbioru korespondencji oraz liczbę załączników.

Przyjmowanie zapytań klientów przez Sekretariat i Kancelarię

• Pracownik Sekretariatu lub Kancelarii udziela informacji telefonicznie, a w przypadku braku możliwości udzielenia informacji podaje klientowi numer telefonu i nazwisko pracownika merytorycznego lub kieruje go do właściwej komórki organizacyjnej.
• W przypadku przyjęcia dokumentów przyniesionych osobiście przez klienta do Kancelarii lub Sekretariatu, z pominięciem Działu Obsługi Klienta, pracownik postępuje w następujący sposób: oryginał pisma i kopię (dla klienta) oznacza pieczątką wpływu zawierającą następujące informacje: datę wpływu, numer sprawy wraz z oznaczeniem miejsca rejestracji, komórkę rozpatrującą sprawę oraz termin i liczbę załączników a następnie rejestruje je w komputerowym „Rejestrze spraw”.
• Kancelaria przyjmuje dokumenty dostarczone pocztą. Listy są otwierane i oznaczane pieczątką wpływu zawierającą następujące informacje: datę wpływu, numer sprawy wraz z oznaczeniem miejsca rejestracji, komórkę rozpatrującą sprawę i termin oraz liczbę załączników. Dokumenty przychodzące z sądów i od komorników przekazywane są do Sekretariatu w celu ich rejestracji w odrębnym rejestrze.